Informativa privacy soci Camera di Commercio Italo-Germanica
La Camera di Commercio Italo-Germanica - AHK Italien, con sede in Via Gustavo Fara 26, Milano ("AHK Italien") che può essere contattata via mail all'indirizzo privacy@ahk.it, in qualità di titolare del trattamento, la informa che tratterà i suoi dati personali per le finalità e secondo le modalità di seguito riportate.
1. A CHI SI APPLICA L'INFORMATIVA PRIVACY?
AHK Italien, in qualità di titolare del trattamento, tratta i dati personali dei legali rappresentanti, responsabili dell'area marketing, eventi, amministrazione, contabilità e/o di altri soggetti indicati quali referenti dalle società che diventano socie e usufruiscono dei servizi offerti da AHK Italien ("Referenti"), in conformità con le disposizioni di cui al contratto sottoscritto tra AHK Italien e la società a cui il Referente appartiene.
2. CHE TIPO DI DATI PERSONALI VENGONO TRATTATI?
AHK Italien raccoglie le seguenti categorie di dati personali relativi ai Referenti:
a) nome, cognome, dettagli di contatto (numero di telefono, indirizzo email), posizione lavorativa che possono anche essere inseriti nel portale riservato ai soci (il "Portale Soci");
b) carta d'identità e codice fiscale.
3. PER QUALI FINALITÀ VENGONO TRATTATI?
AHK Italien tratta i dati personali dei Referenti per le seguenti finalità:
a) per l'associazione a AHK Italien e la gestione dei rapporti con i soci;
b) per la prestazione dei servizi dedicati ai soci di AHK Italien, ivi inclusa la pubblicazione dei dati dei Referenti nel Portale Soci;
c) per la comunicazione dei dati personali a partner commerciali selezionati da AHK Italien per creare nuove opportunità di business;
d) per l’adempimento degli obblighi di legge applicabili;
(le finalità di cui ai punti da a) a d) sono congiuntamente definite le "Finalità Contrattuali");
e) previo consenso espresso, per l'invio di comunicazioni di marketing su prodotti e servizi offerti da AHK Italien (a titolo semplificativo, invio di newsletter, inviti ad eventi e sondaggi di opinione e gradimento) tramite strumenti a distanza e tradizionali);
f) previo consenso espresso, per la comunicazione dei dati personali alle altre società del gruppo di AHK Italien, quali DEInternational Italia S.r.l. e Dual Concept S.r.l., per l'invio delle comunicazioni di marketing su prodotti e servizi offerti da queste ultime via email.
4. QUALI SONO LE BASI LEGALI DEL TRATTAMENTO?
Il trattamento dei dati personali dei Referenti è necessario con riferimento alle Finalità Contrattuali per:
• dare esecuzione al contratto tra AHK Italien e il socio in relazione ai servizi di cui alla Sezione 3 lettere da a) a c);
• adempiere agli obblighi di legge applicabili in conformità con la Sezione 3, lettera d).
Qualora il Referente non fornisse i dati personali necessari per le Finalità Contrattuali, non sarà possibile instaurare o proseguire l’eventuale rapporto contrattuale.
Il trattamento dei dati personali del Referente per le Finalità di Interesse Legittimo di cui alla Sezione 3, lettera e) è effettuato ai sensi dell'articolo 24, comma 1, lettera d) del Decreto Legislativo 196/2003 come successivamente modificato ("Codice Privacy") e, con decorrenza dal 25 maggio 2018, ai sensi dell'articolo 6, lettera f), del Regolamento europeo generale sulla Protezione dei Dati 2016/679 (il "Regolamento Privacy") per il perseguimento dell'interesse legittimo di AHK Italien, che è equamente bilanciato con l'interesse del Referente, in quanto l'attività di trattamento dei dati personali è limitata a quanto strettamente necessario per l'esecuzione delle operazioni economiche richieste. Il trattamento per le Finalità di Interesse Legittimo non è obbligatorio e il Referente potrà opporsi a detto trattamento con le modalità di cui alla successiva Sezione 8, ma qualora il Referente si opponesse a detto trattamento i suoi dati non potranno essere utilizzati per le Finalità di Interesse Legittimo.
Il trattamento dei dati personali dei Referenti per le Finalità di Marketing è facoltativo. Tuttavia, qualora il Referente neghi il suo consenso non potrà ricevere le comunicazioni di marketing di cui alla Sezione 3 lettere e) ed f). In qualsiasi momento, il Referente potrà revocare i consensi eventualmente prestati secondo le modalità di cui alla successiva Sezione 8 della presente Informativa Privacy.
5. COME VENGONO TRATTATI I DATI PERSONALI DEI REFERENTI?
I dati sono trattati con strumenti elettronici e/o manuali, idonei a garantirne la sicurezza, la riservatezza e ad evitare accessi non autorizzati, diffusione, modifiche e sottrazioni dei dati grazie all'adozione di adeguate misure di sicurezza tecniche, fisiche ed organizzative.
6. A CHI VENGONO COMUNICATI I DATI PERSONALI DEI REFERENTI?
Per le Finalità Contrattuali di cui sopra, i dati personali dei Referenti possono essere trasferiti alle seguenti categorie di destinatari, situati all'interno dell'Unione Europea: (a) terzi fornitori di servizi di assistenza e consulenza per AHK Italien con riferimento alle attività dei settori (a titolo meramente esemplificativo) tecnologico, contabile, amministrativo, legale, assicurativo, IT; (b) altre società del gruppo di cui AHK Italien è parte, quali DEInternational Italia S.r.l. e Dual Concept S.r.l.; (c) soggetti e autorità il cui diritto di accesso ai dati personali dei Referenti è espressamente riconosciuto dalla legge, da regolamenti o da provvedimenti emanati dalle autorità competenti.
Per le Finalità di Interesse Legittimo di cui sopra, i dati personali dei Referenti possono essere trasferiti alle seguenti categorie di destinatari, situati all'interno dell'Unione Europea: (a) terzi fornitori di servizi di assistenza e consulenza per AHK Italien; (b) altre società del gruppo di cui AHK Italien è parte, quali DEInternational Italia S.r.l. e Dual Concept S.r.l.; (c) autorità competenti.
Per le Finalità di Marketing di cui sopra, i dati personali dei Referenti possono essere trasferiti alle seguenti categorie di destinatari, situati all'interno dell'Unione Europea: (a) terzi fornitori di servizi di assistenza e consulenza per AHK Italien con riferimento alle attività di invio delle comunicazioni commerciali; (b) altre società del gruppo di cui AHK Italien è parte, quali DEInternational Italia S.r.l. e Dual Concept S.r.l..
I dati non sono oggetto di trasferimento al di fuori dell'Unione Europea.
Una lista completa dei responsabili è reperibile, su richiesta, attraverso le modalità indicate alla Sezione 8 di seguito.
7. PER QUANTO TEMPO VENGONO CONSERVATI DATI PERSONALI DEI REFERENTI?
I dati personali dei Referenti saranno conservati per il periodo di tempo necessario per il perseguimento delle finalità per cui tali dati sono stati raccolti. In ogni caso si applicheranno i seguenti termini di conservazione:
a. per le Finalità Contrattuali e di Interesse Legittimo di cui alla Sezione 3, lettere dalla a) alla d), i dati personali dei Referenti vengono conservati per un periodo pari alla durata del contratto sottoscritto tra AHK Italien e la società a cui il Referente appartiene (ivi inclusi eventuali rinnovi) e per i 10 anni successivi al termine, risoluzione o recesso dello stesso, fatti salvi i casi in cui la conservazione per un periodo successivo sia richiesta per eventuali contenziosi, richieste delle autorità competenti o ai sensi della normativa applicabile;
b. per le Finalità di Marketing di cui alla Sezione 3 lettere e) e f) della presente Informativa Privacy, i dati personali dei Referenti vengono conservati per la durata del contratto sottoscritto tra AHK Italien e la società a cui il Referente appartiene e un periodo di 24 mesi successivo alla sua cessazione.
8. QUALI DIRITTI HANNO I REFERENTI?
Il Referente può, in ogni momento e gratuitamente, mandando una mail all'indirizzo privacy@ahk.it, esercitare i seguenti diritti:
a. ottenere da AHK Italien la conferma dell'esistenza o meno di dati che lo riguardano ed essere informato circa il contenuto e la fonte dei dati, verificarne l'accuratezza e richiederne l'integrazione, aggiornamento o modifica;
b. ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati eventualmente trattati in violazione della legge applicabile;
c. opporsi in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento; e
d. revocare, in qualsiasi momento, il consenso al trattamento dei dati (in relazione ai trattamenti per cui tale consenso è eventualmente necessario), senza che ciò pregiudichi in alcun modo la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca.
In aggiunta a tali diritti, dal momento in cui il Regolamento Privacy diventerà efficace in data 25 maggio 2018, il Referente avrà il diritto, esercitabile in ogni momento, di:
i. chiedere ad AHK Italien la limitazione del trattamento dei propri dati personali nel caso in cui:
• il Referente contesti l'esattezza dei propri dati personali, per il periodo necessario ad AHK Italien per verificare l'esattezza di tali dati;
• il trattamento sia illecito e il Referente si opponga alla cancellazione dei propri dati personali e chieda invece che ne sia limitato l'utilizzo;
• benché AHK Italien non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati sono necessari al Referente per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; o
• il Referente si è opposto al trattamento ai sensi dell'articolo 21, paragrafo 1, del Regolamento Privacy in attesa della verifica in merito all'eventuale prevalenza dei motivi legittimi cogenti di AHK Italien per continuare il trattamento;
ii. opporsi al trattamento dei propri dati personali;
iii. chiedere la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo;
iv. ricevere una copia in formato elettronico dei propri dati personali, laddove il Referente voglia trasferire i dati personali che lo riguardano a sé stesso o ad un diverso fornitore di servizi, nelle ipotesi in cui AHK Italien effettui il trattamento dei dati personali sulla base del consenso del Referente o sulla base della circostanza che il trattamento è necessario per la fornitura dei Servizi ed i dati personali sono trattati attraverso strumenti automatizzati; e
v. proporre un reclamo all'autorità garante competente.
9. MODIFICHE E AGGIORNAMENTI
La presente Informativa Privacy può essere soggetta a modifiche ed integrazioni, anche quale conseguenza dell'applicabilità del Regolamento Privacy e di eventuali successive modifiche e/o integrazioni normative. Le modifiche saranno notificate in anticipo e i Referenti potranno visionare il testo dell'Informativa Privacy costantemente aggiornata sul sito internet.